1. Obowiązkowy rachunek firmowy dla przedsiębiorców

 

Od 1 września 2019 roku fiskus udostępnił nowy wykaz zawierający dane o podmiotach wpisanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Zgodnie z założeniami, „biała lista” podatników upraszcza weryfikację kontrahenta jako czynnego podatnika VAT i potwierdza właściwy dla niego firmowy numer rachunku bankowego.

 

W dniu 1 listopada 2019 r. weszły w życie nowe przepisy. Nakładają one obowiązek posiadania odrębnego konta firmowego na znaczną część płatników VAT. Obowiązek ten dotyczy podatników VAT, których działalność:

• obejmuje transakcje zakupu towarów lub usług dokonywane na rzecz podatników VAT czynnych,
• a  wartość tych transakcji jest równa lub przekracza 15 tys. zł brutto.

Przedsiębiorcy spełniający powyższe warunki utracili możliwość rozliczania się za pomocą prywatnych rachunków bankowych. Konto firmowe musi być zgłoszone do fiskusa i widoczne na wykazie podatników zwanej „białą listą”.

Od 1 stycznia 2020 r. w przypadku naruszenia obowiązku zapłaty za transakcję czyli zapłaty na inny rachunek niż wykazany na białej liście będzie skutkować nałożeniem na kupującego sankcji:

• brak możliwości zaliczenia zapłaty do kosztów uzyskania przychodów
• odpowiedzialność solidarna z wystawcą faktury za niezapłacony VAT z tej faktury

 

Chcąc tego uniknąć, należy przelać pieniądze na konto sprzedawcy wykazane na białej liście. Co jednak w sytuacji, gdy nabywca nie znajdzie go w Wykazie (białej liście) prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej?

Ma trzy możliwości:

• odstąpić od transakcji,
• wymusić na sprzedawcy, aby zarejestrował swój rachunek w wykazie i przelać pieniądze na to konto,
• przelać pieniądze na konto sprzedawcy spoza Wykazu i zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o przelewie na konto niewidniejące w Wykazie.

Z tego ostatniego rozwiązania mogą skorzystać również podatnicy, którzy z innych przyczyn (np. w wyniku pomyłki) przeleją pieniądze na konto spoza białej listy.

Zawiadomienie musi być złożone w ciągu 3 dni od „dnia zlecenia przelewu do banku” (art. 22p ust. 4 ustawy o PIT, art. 15d ust. 4 ustawy o CIT).

Należy je złożyć na druku ZAW-NR i co równie ważne – do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, czyli sprzedawcy.

Jeśli jednak nabywca prześle je do innego urzędu, to zostanie ono przekazane właściwemu naczelnikowi US, a sankcje nie powinny być nakładane – wynika z objaśnień podatkowych ministra finansów, opublikowanych 23 grudnia 2019 r.

Nabywca uniknie solidarnej odpowiedzialności za przelew na konto spoza wykazu w sytuacji gdy sprzedawca nie odprowadzi VAT do fiskusa, jeśli zapłaci należność w podzielonej płatności (split payment).

 

Ze względu na krótki termin reakcji, 3 dni na zgłoszenie do US nieprawidłowości, podatnik musi wprowadzić mechanizmy pozwalające na:

• unikniecie dokonywania zapłat na niewłaściwe konta
• za transakcje powyżej 15 tys. zł. płacić podzieloną płatnością

Zalecamy zgłaszać do Kancelarii wszelkie nieprawidłowości natychmiast po ich wystąpieniu, aby móc uzyskać poradę jakie podjąć działania dopuszczane prawem zapobiegające nałożeniu sankcji.

 

2. Mechanizm podzielonej płatności (split payment )

 

W sytuacji zastosowania split payment (podzielonej płatności), bank dzieli odpowiednio kwotę przelewu. Płatność za towar odpowiadająca wartości netto trafia na konto firmowe sprzedawcy, zaś kwota stanowiąca wartość podatku VAT – na specjalny, założony w tym celu rachunek VAT prowadzony przez bank dla sprzedawcy.

Co najważniejsze, podatnicy, którzy korzystają z rachunku prywatnego zamiast firmowego, nie otrzymają zapłaty z wykorzystaniem mechanizmu split payment. Jeżeli nabywca dokona na zapłaty na konto prywatne kontrahenta z zastosowaniem podzielonej płatności, otrzyma automatycznie zwrot środków.

Podatnicy muszą więc posiadać rachunek firmowy, który obowiązkowo musi być zgłoszony do fiskusa i widoczny w Wykazie zwanym „białą listą”.

Obowiązek zapłaty z wykorzystaniem mechanizmu split payment występuje gdy spełnione są dwa poniższe warunki:

• transakcja dotyczy zakupu towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT,
• a  wartość jednorazowej transakcji jest równa lub przekracza 15 tys. zł brutto.

 

Sprzedający ma obowiązek wystawienia w takim przypadku faktury oznaczonej dopiskiem „mechanizm podzielonej płatności”. Brak dopisku skutkuje sankcjami wynoszącymi 30 % kwoty podatku należnego wskazanego na fakturze. Kwota 15 tys. zł odnosi się do wartości całkowitej wystawionej faktury, jeśli występuje na niej obok innych chociażby jeden towar lub usług wymieniona w załączniku nr 15 ustawy o VAT, niezależnie od jej wartości.

Obowiązek zapłaty z wykorzystaniem mechanizmu split payment na konto z białej listy ciąży na kupującym, bez względu na to czy sprzedawca wystawił poprawnie fakturę czy nie, jeśli spełnione są obydwie przesłanki wymienione powyżej. Dlatego warto towary/usługi wymienione w załączniku nr 15 kupować na oddzielną fakturę, a nie razem z innymi towarami/usługami.

Na nabywcę jeśli nie zastosuje mechanizmu podzielonej płatności, zostaną nałożone dodatkowe sankcje podatkowe wynoszące 30 % kwoty podatku należnego wskazanego na fakturze. Jeśli nabywca jest osobą fizyczną zamiast sankcji może być na niego nałożona kara za wykroczenie lub przestępstwo karnoskarbowe.

Dodatkowo nabywcy, który nie dokonał zapłaty przy użyciu podzielonej płatności za otrzymaną fakturę, nie będzie przysługiwało prawo zaliczenia tego wydatku w koszty uzyskania przychodów.

Zalecamy bardzo dokładnie sprawdzać przed dokonaniem zapłaty (przelewu), czy kontrahenci zgłosili konto wskazane na fakturze do fiskusa (występuje na Wykazie) i dokonywać wszystkich płatności powyżej 15 tys. zł. przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Zgłaszać do Kancelarii wszelkie nieprawidłowości natychmiast po ich wystąpieniu, aby móc uzyskać poradę jakie podjąć działania dopuszczane prawem zapobiegające nałożeniu sankcji.

 

3. Wystawianie faktur do paragonu

 

Zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od stycznia 2020 r., w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem, fakturę na rzecz podatnika VAT będzie można wystawić wyłącznie, jeśli paragon potwierdzający dokonanie sprzedaży będzie zawierał numer NIP nabywcy zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT.

Powyższe przepisy nie obowiązują dla osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej lub nie będącej podatnikiem VAT. Możemy wystawić mu fakturę do paragonu, który nie zawierał NIP-u nabywcy. Taka faktura nie powinna zawierać numeru NIP nabywcy. Jeśli wystawimy ją jednak z numerem NIP, nabywca może ją użyć w swojej działalności gospodarczej, o której nie poinformował sprzedawcy (faktura pojawi się w zestawieniu JPK wysłanym do US). Wówczas sprzedawca poniesie sankcję za nieprawidłowo wystawioną fakturę do paragonu w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.

 

Jeśli podatnik posiada kasę rejestrującą starego typu, która nie pozwala na wpisanie NIP-u nabywcy, wówczas nie należy wystawiać paragonów tylko od razu fakturę. Nabywca przed dokonaniem zakupu musi poinformować sprzedawcę czy transakcja będzie udokumentowana fakturą czy tylko paragonem.

Nabywca, który otrzymał fakturę wystawioną do paragonu bez numeru NIP, nie może z tej faktury odliczyć podatku naliczonego. Jeśli to zrobi będzie podlegał sankcji w wysokości 100% kwoty podatku z tej faktury. Osoby fizyczne zamiast sankcji mogą być ukarane za wykroczenie lub przestępstwo karnoskarbowe.

 

Organy skarbowe wszystkie nieprawidłowości będą wychwytywać po przesłaniu danych w formie plików JPK. Na tej podstawie będą wszczynać kontrole i nakładać sankcje.

 

Aby unikać sankcji zalecamy przeszkolić pracowników dokonujących zakupów w punktach sprzedaży detalicznej lub zrezygnować z tego rodzaju zakupów.